Las mejores herramientas para organizar eventos y los pasos a seguir para triunfar

¿Tienes que planificar un acto público para tu empresa y no sabes por dónde empezar? No te preocupes, hemos elaborado una selección de herramientas para organizar eventos que te será de gran utilidad.

Para ponértelo todavía más fácil hemos planteado este artículo como una mini-guía que incluye los principales pasos a seguir a la hora de planificar un evento corporativo. ¡Esperamos que te sirva de ayuda!

Fija tus objetivos y decide los recursos que vas a invertir

Lo primero que debes hacer antes de ponerte manos a la obra es responder a las siguientes preguntas:

• ¿Por qué quieres hacer un evento?
• ¿Qué mensaje quieres transmitir?
• ¿A quién está dirigido?
• ¿Qué resultados esperas conseguir con este acto?
• ¿Qué recursos necesitas?

Los eventos tienen un gran poder de comunicación y suelen constituir una de las acciones de marketing más efectivas. Si tu empresa o cliente trabaja en el entorno B2B, sin duda, la organización de un evento o acto de presentación de tus productos o servicios puede convertirse en la mejor forma para captar leads o fidelizar clientes.

Elige el momento idóneo para celebrar el evento

Una vez tenemos claro qué buscamos conseguir es la hora de planificar el trabajo. Como es lógico, la selección de la fecha, hora y lugar de celebración del evento es fundamental. Debes estudiar bien a tu público objetivo para poder ofrecerle la propuesta más idónea en función del tipo de mensaje que quieras transmitir. No es lo mismo un encuentro de trabajo en el que vas a presentar las nuevas funcionalidades de un software empresarial, que un evento dirigido a conquistar a blogueras de moda.

Planifica tu estrategia de comunicación y difunde tu evento a través de las redes sociales

Como ya has definido el target, ahora es el momento de planificar cómo vas a llegar hasta ese público. Las redes sociales serán tus aliadas en la tarea de comunicar tu evento. Te servirán, más que como herramientas para organizar eventos, como instrumentos de difusión del mismo.

• Facebook. Quizá la mejor red para promocionar tus eventos, porque te permite crear una página del evento y comunicarte con tus usuarios.

• Twitter. Es la red social que te ayudará a generar más impactos. Es perfecta para dar difusión al contenido del evento durante la celebración del mismo.

• LinkedIn. Idónea si tu evento se dirige a profesionales o directivos de empresas B2B. Aprovecha su capacidad de segmentación en función del cargo y sector de los usuarios.

• Instagram. Es una gran elección cuando el diseño de los espacios o productos es el centro. Te servirá como perfecto canal de difusión de tu imagen de marca.

Dependiendo del presupuesto con el que cuentes quizá sea interesante promocionar el evento a través de anuncios en redes sociales. Pero antes, deberás haber definido el mensaje -con sus #hashtag y copys– y la identidad visual del evento.

Si lo consideras oportuno también puedes buscar el apoyo de los medios de comunicación y los influencers de tu sector. Ellos te ayudarán a difundir la celebración del evento. Y, por supuesto, considera la necesidad de llevar a cabo una campaña de emailing con tu herramienta habitual. Incluso, si el acto lo merece, puedes apoyarte en el equipo de telemarketing.

Las mejores herramientas para organizar eventos

El número de aplicaciones diseñadas para ayudarte a organizar tu evento es casi infinito. Aquí te presentamos una selección apta para todos los bolsillos y formatos.

• Si necesitas controlar el aforo y seguir un protocolo a la hora de ubicar a los asistentes, una opción muy acertada es GESprotocolo. Esta herramienta es un software desarrollado por la Universidad de Alicante que integra la planificación, ejecución y seguimiento de todos las tareas. Te ayuda a diseñar los espacios, enviar invitaciones y realizar el seguimiento de las confirmaciones, así como en la distribución de los invitados en función de sus cargos o reglas de protocolo que determines.
• Si tienes intención de congregar a un buen número de personas probablemente te interesará contratar RegOnline. Esta es una de las herramientas para organizar eventos más populares. Se encarga de crear formularios de registro en línea; procesar los pagos; crear placas identificativas y apps móviles, etc. También te permite realizar email marketing y te ofrece informes.

• Si tu objetivo es poder gestionar desde un mismo punto el sitio web de tu evento, las redes sociales y las invitaciones, opta por SCHED. Se trata de un software con el que podrás organizar desde conferencias hasta festivales por un precio asequible. Mínimo unos 100 euros por evento. Te permite también sincronizar el programa del evento con tu calendario, etc.

• Si buscas algo más sencillo y menos costoso: Eventbrite. Últimamente todos los eventos interesantes sobre marketing se promocionan en esta aplicación. Esta herramienta de organización de eventos te ayuda a crear la web, gestionar el cobro de los tickets y difundir el evento. Y si el acto es gratuito, Eventbrite no te cobra.