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Organizar eventos

Organizar eventos es una de las tácticas de comunicación más exitosas, tanto a nivel interno de la empresa como a nivel externo.

En la actualidad, la tecnología digital está presente en casi cualquier tarea que imaginemos. Incluso, en labores como la organización de eventos. Puede resultar extraño la integración de lo digital en la gestión de este tipo de acontecimientos. Sin embargo, para los profesionales del sector sería muy complicado organizarlos sin recurrir a herramientas digitales.

Hoy en día, como decimos, es posible conseguir casi cualquier cosa que imaginemos en la organización de eventos. Desde presentaciones con impactantes efectos audiovisuales a celebraciones con videoconferencias. Y lo mejor de todo, sin necesidad de disponer de un gran presupuesto.

En este sentido, el papel de la tecnología es crucial, ya que dota al sector de un gran número de oportunidades. En definitiva, se trata de aportar valor añadido, sin ningún tipo de límites, más que la propia imaginación.

Ventajas de contar con un organizador de eventos de marketing

Como hemos señalado, con el objetivo de hacer llegar un mensaje de forma directa y captar la atención de los usuarios, cada vez más compañías apuestan por organizar y planificar actos de este tipo. Además, la celebración de eventos ofrece multitud de ventajas a las compañías. Entre ellas, destacamos las siguientes:

  • Posibilitan y potencian las relaciones face to face.
  • Mejoran el ambiente laboral.
  • Potencian los negocios y las ventas.
  • Mejoran la imagen de la empresa, tanto externa como interna.

Pasos a seguir para organizar eventos digitales

Cuando uno se plantea la organización de un evento, además de escoger las herramientas adecuadas, debe tener en cuenta los siguientes pasos:

En primer lugar, hay que definir objetivos. Al igual que en cualquier otra estrategia de marketing, los eventos no pueden ser exitosos si no hay una meta clara; es decir, debemos saber por qué queremos organizarlos y cómo queremos ejecutarlos.

En segundo lugar, hay que establecer un presupuesto. Ceñirse al presupuesto es una auténtica necesidad. Para administrar bien los gastos es clave tener en cuenta todos los factores. De hecho, utilizar algún software específico o recurrir a asesoramiento externo puede librarnos de algunos contratiempos.

Por otro lado, utilizar tecnología. Ofrecer un valor añadido y convertirse en un evento de referencia va de la mano con la implementación de nuevas tecnologías: realidad virtual y realidad aumentada, video mapping, iluminación LED, aplicaciones para móviles y tablets, redes sociales, etc.

También es importante mantener el flujo de comunicación. Alargar al máximo la relación con los asistentes y ofrecer un contacto más cercano antes, durante y después de la celebración del evento es fundamental. Hoy en día esto es posible gracias a las redes sociales.

Por último, no hay que olvidar medir el éxito de un evento, de manera que podamos corregir errores.

Elegir un organizador de eventos online

En el momento de organizar eventos son muchas las tareas que hay que llevar a cabo. Por este motivo, es necesario contar con soluciones que den respuesta y faciliten cada una de ellas.

Por un lado, es fundamental saber qué se está diciendo sobre nosotros, tanto antes, como durante o después de la celebración de nuestro evento. Por ello, debemos contar con una herramienta de monitorización de eventos. Con ella, podrás descubrir las palabras clave y hashtags que tus usuarios asocian a tu marca.

Otra de las técnicas que suelen funcionar muy bien en un evento es la organización de concursos en redes sociales. No olvides contar con una de estas herramientas que te permitirá generar leads cualificados y segmentados.

Hablando de redes sociales es importante contar con una herramienta de gestión de redes, ya que desde una sola plataforma podrás programar y visualizar la interacción de los usuarios con tus publicaciones y difundir tu evento y todo lo que en él se produzca.

Durante el momento de la celebración, es fundamental facilitar la interacción de tu público con el evento. Y no sólo eso, hay que tener muy en cuenta la importancia de la comunicación con los asistentes. Existen multitud de soluciones que te permiten hacer envíos a tu base de datos, etc.

No nos podemos conformar con comunicarnos con nuestros usuarios, sino que debemos gestionar toda esa información y hacer un seguimiento a clientes potenciales.

Por supuesto, a la hora de planificar y organizar eventos  es primordial gestionar las diferentes tareas. Una herramienta que te permita organizar y programar cada una de ellas desde, por ejemplo, tu teléfono móvil, es imprescindible.

Tanto como una solución con la que puedas gestionar la facturación y contabilidad de los trabajos necesarios y realizados. Es el único modo de tenerlo todo bajo control y no encontrarte con sorpresas de última hora.

Por último, aunque no menos importante, debemos contar con una herramienta de control de acceso al evento. Así evitarás cualquier error en tu lista de asistentes.

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