Optimiza al máximo la organización de reuniones online

Si bien las reuniones online representan ya una de las principales herramientas para los negocios digitales, queremos repasar algunas de claves de su uso. En parte por el impacto creciente que tienen en el mundo empresarial. Pero en especial por la situación de crisis mundial provocada por la pandemia del coronavirus, que ha puesto en boca de todos este tipo de soluciones.

En la actualidad es imprescindible contar con las tecnologías que permitan realizar las tareas y funciones del modo más eficiente posible. Desde el punto de vista empresarial se hace necesario brindar los medios que faciliten las relaciones entre miembros de la compañía, con los clientes y proveedores. Y aquí es donde las videoconferencias han ganado tanto protagonismo.

Las reuniones online como extensión del modelo colaborativo

Y es que por suerte, gracias a la red las personas ya no necesitan compartir un mismo espacio físico para establecer colaboraciones.

Esto ha abierto el posibilidad de que empresas y profesionales puedan crecer mutuamente sin importar las distancias geográficas. Hablamos de soluciones que apuestan por una filosofía de trabajo colaborativa, que facilitan a varios usuarios trabajar sobre los mismos documentos, con materiales centralizados en la nube y con recursos compartidos.

El resto lo facilita la existencia de software de reuniones online o meeting, unas soluciones que permiten organizar reuniones, eventos, formaciones y otros tipos de contacto por la red.

Prepárate para que la reunión sea productiva y eficiente

Cobra especial relevancia optimizar el funcionamiento de la plataforma usada para que la experiencia sea la más apropiada posible. Sin contar con el dispositivo con el que quieras realizar la conexión (un ordenador, smartphone o tablet, por ejemplo) queremos recomendarte 9 acciones o pautas para tus reuniones a distancia o virtuales:

• Define los objetivos de la reunión y planifica quien quieres que se conecte, para enviarle con antelación la invitación o link.
• Comprueba que tu micrófono está bien configurado y se escucha bien, sin acoples o superposición de audios.
• Solicita con antelación a los asistentes que comprueben su cámara y el audio. Así no se perderá tiempo al inicio de la videoconferencia con conexiones fallidas, problemas de sonido…
• Siempre que sea posible, intenta que los asistentes se conecten por vídeo. Será de agradecer ponerle cara a tus compañeros y le da un carácter más humano al encuentro. Ahora bien, si no gozas de un buen ancho de banda, el audio es la opción más segura para que no se corte la transmisión.
• Evita fuentes de luz intensa a tu espalda. Producirán un efecto de contraluz que dificultará que tu interlocutor te vea bien (y no quieres que parezca que estás en un programa de protección de testigos, ¿verdad? 😉 Haz por que tu cara esté bien iluminada, y si puede emplea una luz difusa frontal (una lateral proyectará sombras en tu rostro que añadirán agresividad a tu expresión).
• Busca un entorno neutro o agradable como fondo. Si te ves obligado a hacer la videoconferencia desde tu casa, un despacho o lugar de trabajo será lo más adecuado (incluso el salón). Y si es posible evita que haya gente pasando por detrás de ti. Distraerá al resto de participantes.
• Intenta que la cámara esté a la altura de tus ojos, y a una distancia que permita observar tu lenguaje corporal (que se vea hasta el tercer botón de la camisa).
• Si eres quien convoca la reunión, sueles tener la capacidad de moderarla, silenciando los micrófonos de los participantes si lo ves necesario, por ejemplo para evitar ruidos externos. Que no te tiemble el pulso. No hay nada más molesto para el resto de participantes.
• Ten a mano alguna herramienta para tomar notas. Es recomendable enviar al final de la reunión un pequeño reporte o acta a los participantes con los puntos claves tratados, indicaciones… Facilita el seguimiento de las tareas. Puedes ir escribiéndolas en un borrador de correo para enviar a tu equipo por email al finalizar la reunión, o emplear soluciones colaborativas como Evernote o Google Docs, por solo citar un par, que facilitan compartir la información.

Herramientas para realizar reuniones online

El software para llevar a cabo reuniones favorece el ahorro de las empresas en tiempo y en gastos al organizar sus eventos y facilita el contacto directo con profesionales sin importar en qué lugar se encuentren. Hoy estas plataformas son más necesarias que nunca.

El aspecto más positivo que brindan los programas de reuniones online o meeting es que no solo son válidas para entablar la comunicación directa o videoconferencia.

Las plataformas más potentes también facilitan todos los trámites de preparación previos a la misma. De este modo, muchas incluyen opciones para:

• Enviar emails de convocatoria.
• Organizar a los convocados.
• Distribuir en la sala virtual a los distintos asistentes según su papel.

A continuación repasamos unas cuantas aunque no son ni mucho menos las únicas.

# Teams

Teams es la solución de Microsoft que facilita al máximo la conexión mediante vídeo, además de ofrecer un sistema de chats cifrados, áreas de trabajo para acceder de forma común a contenidos, herramientas, usuarios y conversaciones. La versión gratuita de Teams permite organizar reuniones online y de videoconferencia para hasta 250 personas y eventos online para hasta 10.000 asistentes.

El uso de Microsoft Teams se disparó por la crisis del COVID-19 hasta un 500% en conferencias de vídeo, llamadas y reuniones. En teléfono el incrementó ha sido del 200%. Al inicio de la epidemia se anunció que la versión Premium será gratis durante 6 meses.

# GoToMeeting

Sin duda GoToMeeting es una de las plataformas más populares de reuniones online y más ahora (incluso han publicado una guía para trabajar de forma remota a causa del COVID-19). En la versión de prueba de 14 días permite organizar reuniones rápidas con hasta 250 participantes. En la versión de pago (desde 10,75€/mes) permite incluso acceder a la funcionalidad para dar conferencias o webinars en alta definición con el complemento GoToWebinar (este último por 20€/mes).

# Zoom

Zoom es hoy por hoy uno de los servicios de videollamadas más populares. De forma gratuita permite conectar hasta 100 participantes. Como limitación destacar que la llamada puede durar un máximo de 45 minutos. Si quieres más opta por alguna de sus modalidades de pago, muy utilizadas en webinars profesionales.

# Redbooth

La plataforma de colaboración y comunicación Redbooth proporciona videoconferencia HD, aunque su función principal es ofrecer un único lugar para tareas compartidas, discusiones, intercambio de archivos y grupo de chat. Implementa sus opciones de vídeo mediante tecnología Zoom y sus tarifas empiezan desde $9/mes.

#Mikogo

Mikogo pone en práctica el desktop sharing por Internet. Esto eso, facilita conectar usuarios de forma simultánea y compartir recursos a través de un escritorio remoto (compartir archivos y pantalla). El anfitrión que organiza la convocatoria tiene la capacidad de atribuir roles a los participantes: anfitrión, asistente o simple audiencia (escucha pero no interviene activamente). Por 15€ mensuales la versión Profesional permite un organizador y hasta 25 asistentes.

# Redes sociales

También puedes utilizar Facebook, WhatsApp, Instagram o Skype para realizar videollamadas en grupo por temas laborales, aunque no son precisamente el medio ideal. No obstante, como para gustos colores… y nosotros aquí solo estamos para ofrecer soluciones.

Facebook Messenger lanzó allá por 2016 las llamadas grupales de hasta 50 personas (aunque solo seis pueden retransmitir imagen y el resto solo audio), WhatsApp limita el máximo a de conexiones por vídeo a cuatro, lo mismo que Instagram (aquí desde la opción Direct, de los mensajes privados). Por su parte Skype permite un máximo de 10 personas videoconectadas simultáneamente.

Por último, y aunque un poco más alejadas de un perfil profesional, cabe destacar como curiosidad plataformas como Talky o Jitsi que permiten realizar videoconferencias, aunque sin tantos alardes técnicos, sin necesidad de instalar nada (hacen uso de tecnología WebRTC). Tan solo hay que crear la sala virtual y compartir el link con quien quieras. No tienen límite de participantes, más allá del que imponga el ancho de banda. Eso sí, olvídate de que las comunicaciones estén cifradas. Quien conozca el enlace podrá entrar «como Pedro por su casa» en el chat de vídeo 😉

Nos gustaría que compartieras con nosotros las herramientas que más usas para tus reuniones laborales. Y no olvides dejarnos tus comentarios y suscribirte a nuestra newsletter para recibir las últimas actualizaciones de nuestra página web.