5 herramientas digitales para la organización de eventos

En la actualidad, la tecnología digital está presente en casi cualquier tarea que imaginemos. Incluso, en labores como la organización de eventos. En un principio puede resultar extraño la integración de lo digital en la gestión de este tipo de acontecimientos. Sin embargo, para los profesionales del sector sería muy complicado organizarlos sin recurrir a herramientas digitales.

Hoy en día es posible conseguir casi cualquier cosa que imaginemos en la organización de eventos. Desde presentaciones con impactantes efectos audiovisuales a celebraciones con videoconferencias. Y lo mejor de todo, sin necesidad de disponer de un gran presupuesto.

En este sentido, el papel de la tecnología es crucial, ya que dota al sector de un gran número de oportunidades. En definitiva, se trata de aportar valor añadido. No existen otros límites más que la propia imaginación y el deseo de romper con lo común.

5 herramientas que te ayudarán en la organización de eventos

Existen multitud de herramientas para la organización de eventos que nos hacen ahorrar tiempo y esfuerzo. Desde MarTech Forum os proponemos 5 de ellas:

#IVENTIC

En primer lugar, os presentamos iventic, un software para la organización, planificación y gestión de eventos de cualquier tipo y tamaño. Es ideal, sobre todo, para eventos tradicionales, pero también para seminarios, reuniones y conferencias. Incluye (por separado o conjuntamente):

• Gestor de invitados, para la gestión completa de convocatorias e inscripciones de eventos, además de para proporcionar apoyo en el resto de procesos relacionados con estas tareas.
• Check in, o registro de invitados, que ofrece un registro transparente y profesional. Esta herramienta proporciona una combinación de software, hardware y personal, rápida y funcional sin necesidad de almacenar la información en distintos ordenadores ni crear listas impresas en papel.
• Feedback, o herramienta de impresiones, con la que conseguirás una evaluación anónima, sencilla y rápida sobre los puntos más relevantes del evento.

#EVENTBRITE

En segundo lugar hablamos de Eventbrite. Proporciona todas las herramientas que necesitas para vender entradas para tu evento. Permite planificar cualquier evento, hacerle un seguimiento y promocionarlo.

Entre sus funcionalidades destacan:

• Personaliza la página de tu evento. Además ofrece múltiples tipos de entradas, códigos descuento, promociones comerciales y mucho más.
• Permite a tus asistentes pagar por Internet. Registra los pagos y gestiona los reembolsos en un mismo lugar.
• Difunde el evento: te da la opción de elegir entre una variedad de herramientas promocionales. Desde widgets a enlaces personalizados, invitaciones, redes sociales, etc.
• Te da la opción de gestionar las entradas el día del evento desde el teléfono móvil.

#TRELLO

Por otro lado, os hablamos de Trello, una herramienta con la que podemos ver el estado de la organización de cada uno de nuestros proyectos de un vistazo. Está estructurada en diferentes tableros, pudiendo pertenecer cada uno a un evento. Muestra las tareas realizadas y pendientes de realizar de cada miembro del equipo, para que en todo momento podamos tener una visión general de cómo evoluciona el proyecto.

Además, esta aplicación está disponible a través del navegador, teléfono y escritorio y permite crear proyectos y asignar tareas a cada miembro del equipo. Permite organizar, a través de un editor Drag&Drop, las tareas de cualquier cosa, ya sea un proyecto empresarial, o compartir ideas. Y por si fuera poco dispone de app móvil de manera que podrás seguir todo desde tu teléfono o tablet.

#MAILCHIMP

MailChimp es una de las herramientas líder en email marketing y podrá ayudarte a la hora de promocionarlo y obtener respuestas:

• Ofrece una clara imagen de los subscriptores y mantiene los contactos en un solo lugar.
• Automatización y personalización: MailChimp te ayuda a llegar a la persona correcta en el momento oportuno. Envía emails automatizados basados en el comportamiento del consumidor y sus preferencias.
• Puedes utilizar los workflows para segmentar y crear un grupo de consumidores target.
• Además, ofrece informes sobre el rendimiento de las funciones automatizadas.
• Existe también una opción de análisis más avanzado para las compañías que así lo requieran.

También dispone de versión móvil, lo que ayuda a administrar las campañas desde cualquier lugar.

#ZAPIER

Y por último, nos gustaría mencionar Zapier, un servicio ideal para automatizar tareas fácilmente. Cualquier persona lo puede usar. Permite ahorrar tiempo y tener todo en un sólo lugar. Conecta las aplicaciones que utilizas, automatiza tareas, saca más provecho de tus datos. Los Zaps son automatizaciones creadas usando disparadores y acciones. Puedes usarlos para conectar aplicaciones compatibles con Zapier la una con la otra. De este modo puedes lograr que según se produzca determinada acción (un correo, un tuit, etc), se lleve a cabo otra acción automática (guardar la información en un Excel, responder…). En este sentido su filosofía es muy parecida a la conocida plataforma IFTTT.

En definitiva, aunque optemos por lo tradicional, es irremediable recurrir a alguna de estas herramientas de organización de eventos. ¿Cuál sueles utilizar tú?

Recuerda que puedes leer más post sobre tecnología y marketing digital en MarTech Forum.