Herramientas de gestión documental: por qué invertir en ellas

Pensemos por un momento el tiempo que se pierde archivando documentos en una empresa o intentando localizar alguno de ellos para hacer, simplemente, una copia. Pensemos, además, cuántos documentos manejamos a lo largo del día.  Podríamos decir que, casi el 100% de las tareas lleva consigo un documento. Entonces, ¿no sería buena idea utilizar herramientas de gestión documental?

Antes de hablar sobre las ventajas de utilizar este tipo de soluciones, debemos aclarar qué entendemos por gestión documental. Desde TICbeat nos ofrecen una definición muy completa: todo aquello que hacemos de forma manual o automática para mejorar la creación, distribución, el almacenamiento, la consulta, la reproducción, el flujo y la destrucción de los documentos físicos o electrónicos que entran, salen o se mueven en nuestra empresa.

Una vez aclarado este aspecto, desde MarTech Forum os vamos a indicar los motivos por los que es recomendable utilizar herramientas de gestión documental y cuáles son las más adecuadas para ello.

Razones para invertir en herramientas de gestión documental

Cualquier empresa, sea cual sea su tamaño, trabaja con documentos y contenidos que pueden o no estar digitalizados. Por eso, la gestión de los mismos es fundamental para el crecimiento de las organizaciones. Estos son algunos de los beneficios de contar con herramientas de gestión documental:

• Reducción de costes: decir adiós al papel y al tiempo perdido en la búsqueda y archivo de documentos reduce, considerablemente, los gastos de una empresa.
• Aumento de la productividad: por supuesto, y ligado al motivo anterior, la rapidez adquirida en todos los procesos aumenta la productividad de los empleados.
• Adiós a la pérdida de documentos: contar con una herramienta de gestión documental garantiza que tus archivos estén guardados y protegidos.
• Mejora la relación con el cliente: podrás proporcionarle documentación en cualquier formato, momento y lugar. Así de fácil.
• Comparte y protege documentos: con este tipo de herramientas de gestión documental, podrás compartir información con el resto de empleados y proteger, con medidas de seguridad de acceso, otras.
• Workflow o control de flujo de tareas sobre documentos: podrás validar y aprobar documentos con otros miembros de la empresa, sin necesidad de desplazamientos, ni de gasto en papel.

Elige la herramienta de gestión documental adecuada

Existen multitud de herramientas de gestión documental en el mercado. Sin embargo, desde MarTech Forum hemos seleccionado 4 que os convencerán para, de una vez por todas, gestionar correctamente toda la documentación de vuestra empresa:

#LOGICALDOC

LogicalDOC es una gran opción. Su interfaz intuitiva hace que sea fácil de usar y no requiere ningún entrenamiento. La combinación de tecnologías avanzadas y estándares internacionales facilita una integración no invasiva dentro de tu empresa.

Con LogicalDOC sin duda vas a resolver todas tus necesidades de gestión de documentos.

#ATHENTO

Athento es otra completa plataforma de Gestión Documental, con la que podrás:

• Crear flujos automáticos de forma visual
• Aprobar documentos desde el móvil
• Eliminar tareas manuales de tus procesos
• Reducir el tiempo invertido en gestionar documentos
• Disminuir el uso del papel
• Configurar tus flujos de forma fácil y rápida.

Pon en marcha tu Gestión Documental rápido y sin complicaciones y crea tus propios tipos documentales (sin programar). Además, Athento es una herramienta natural e intuitiva que te permitirá encontrar lo que buscas con rapidez.

#NUXEO

Nuxeo es un software que aporta soluciones a las necesidades primarias de gestión documental de las empresas, permitiendo gestionar cómodamente documentos mediante control de versiones, flujos de trabajo asociados, publicación remota o búsqueda avanzada a texto completo. Además permite la integración con suite ofimáticas habituales como Microsoft Office y Open Office.

Esta solución te ofrece las siguientes características:

• Colaboración, flujos de trabajo, búsquedas eficientes.
• Flexibilidad, empleando una arquitectura basada en estándares.
• Robustez, utilizando Java para entornos Enterprise (J2EE) entre otras tecnologías.
• Velocidad, gracias a la integración con el rápido motor de búsqueda Lucene.
• Capacidad de evolución en captura inteligente de documentos mediante Athento.
• Seguridad gracias a la implementación de estándares como SSL, Single Sign On (SSO) y facilitando el cumplimiento con normativas como la ISO 27.001 (Seguridad de la Información) o la Ley de Protección de Datos (LOPD).

#ALFRESCO

Por último, os presentamos Alfresco, una plataforma de gestión de contenido empresarial (ECM) que es fácil de ampliar, personalizar e integrar en sus aplicaciones y procesos existentes. La plataforma ofrece un acceso móvil sencillo al contenido, permite una colaboración entre usuarios simple, pero íntegra, y ayuda a los clientes a maximizar el valor de su contenido.

Y tú, ¿qué herramienta de gestión documental utilizas? Comparte tu opinión con nosotros y únete al grupo de LinkedIn de MarTech Forum. ¡Te esperamos!