Las empresas invierten muchos recursos en la organización de todo tipo de eventos. Por eso, es importante cuidar hasta el último detalle y no cometer ciertos fallos. ¿Sabes cuáles son los errores al organizar eventos más comunes? Y lo más importante, ¿sabes qué se debe hacer para evitarlos?
Todo responsable de un evento tiene por objetivo garantizar el resultado exitoso del mismo. En este sentido es importante conocer aquéllo que puede convertirse en un verdadero obstáculo que impida alcanzar resultados positivos.
¿Has cometido estos errores al organizar eventos?
- No comunicar, correctamente, el evento
¿Os imagináis organizar un evento y que no se presente nadie? Sin duda alguna, éste es uno de los mayores temores de cualquier responsable de eventos. ¿El motivo de que esto ocurra? En la mayoría de las ocasiones se debe a una mala comunicación. Porque no haya sido suficiente o bien, porque la misma no ha sido efectiva.
No hay que olvidar que hay que dirigir las acciones de comunicación al público idóneo, además de promocionar a través de redes sociales, enviar notas de prensa a medios de comunicación, etc.
- Olvidar los objetivos y no definir el target
Por un lado, es fundamental, antes de poner en marcha un evento, definir los objetivos del mismo. Para gestionarlo con efectividad, antes hay que trazar unas líneas de actuación; es decir, se debe contar con una estrategia que marque cada una de las acciones a llevar a cabo.
En este sentido, otro de los grandes errores al organizar eventos es no definir correctamente el público objetivo. Es importante no querer llegar a un público muy amplio y realizar una segmentación. Los perfiles del público como sus intereses son cruciales a la hora de atraerlos.
- No facilitar el acceso a la información
Todos los interesados en acudir a un evento deben poder acceder, con facilidad, a la información del mismo. Es decir, contar con una web que ofrezca todos los datos necesarios, así como crear perfiles en redes sociales es fundamental para no poder asistentes. Además, la información debe mostrarse de forma clara y sencilla.
- No tener un plan B
Adelantarse a los posibles problemas es una de las actitudes que pueden hacer que un evento sea un éxito o todo lo contrario. Por lo tanto, estar preparado para cualquier imprevisto o circunstancia es vital en la organización del mismo.
- No medir resultados
Pensar que cuando un evento finaliza también lo ha hecho su gestión es un gran error. Tan importante es la planificación, como la ejecución y, por supuesto, el posterior análisis. ¿Cómo corregir errores si no se mide el éxito del evento?
Herramientas para organizar eventos
Existen en el mercado multitud de herramientas que facilitan la organización de eventos y que, por tanto, también te ayudan a evitar estos errores de los que hablamos.
IVENTIC
En primer lugar, os recordamos iventic, un software para la organización, planificación y gestión de eventos de cualquier tipo y tamaño. Es ideal, sobre todo, para eventos tradicionales, pero también para seminarios, reuniones y conferencias.
Con esta herramienta podrás desde gestionar los invitados y controlar el check in, hasta obtener el feedback de los asistentes.
EVENTBRITE
Eventbrite es una solución que proporciona todas las herramientas que necesitas para vender entradas para tu evento. Esta herramienta te permite planificar cualquier evento, hacerle un seguimiento y promocionarlo.
Entre sus funcionalidades destacan:
- Personaliza la página de tu evento.
- Permite a tus asistentes pagar por Internet.
- Difunde el evento: te da la opción de elegir entre una variedad de herramientas promocionales.
- Te da la opción de gestionar las entradas el día del evento desde el teléfono móvil.
Y tú, ¿qué otros errores al organizar eventos crees que se podrían evitar? Únete al grupo de LinkedIn de MarTech Forum y cuéntanoslo. ¡Te esperamos!
