Cómo medir el éxito de un evento: técnicas y herramientas

Hace unos años, casi el 60% de los vendedores confirmaba no encontrar modo alguno de medir el éxito de un evento, según datos de HubSpot. Y, aunque aún existan muchos que continúen pensándolo, lo cierto es que hay multitud de formas de medirlo, así como herramientas para ayudarnos.

Normalmente, durante un evento siempre puedes intuir si las cosas están yendo bien, regular o muy mal. Sin embargo, a veces nuestra percepción es errónea y el resultado nada tiene que ver con el que imaginábamos. Por este motivo, es necesario fijar los KPIs a tener en cuenta para saber, con exactitud, cuál ha sido el balance real.

Desde MarTech Forum vamos a ver, uno a uno, los parámetros a tener en cuenta para medir el éxito de un evento.

4 formas de medir el éxito de un evento

A la hora de medir el éxito de un evento nos encontramos con KPIs cuantitativos, como por ejemplo el número de asistentes al evento, que es muy fácil de obtener a través del sistema de inscripción. Y, por otro lado, KPIs cualitativos,  un poco más complejos de medir, como la experiencia de los asistentes, el sentimiento hacia la marca y el engagement.

Sin embargo, aunque son, como decimos, más complicados, existen varias formas de obtener esos datos:

Monitorización de la actividad en Social Media

Ahora mismo es prácticamente impensable no llevar a cabo una acción en redes sociales tanto en los días previos al evento como durante la celebración del mismo. Con ello, mantendrás activos a los asistentes y podrás utilizarlas como canal para informar sobre cualquier aspecto importante del mismo: cambios, ponente estrella, etc.

También es importante analizar el feedback recibido los días posteriores: felicitaciones, quejas, etc. Para ello, no hay que olvidar el hashtag (si no tienes uno, créalo ya mismo), que te ayudará a tener todos los comentarios en un mismo lugar.  De este modo, verás qué impacto ha tenido tu evento y podrás tomar notas e ideas para la próxima vez.

Encuestas post evento

Un evento abarrotado no asegura el éxito del mismo. Es necesario, además, saber qué opinan los asistentes con respecto a cualquier aspecto: ponencias, stands, catering, etc. Por este motivo, las encuestas son necesarias para comprobar y saber cómo ha sido su experiencia.

Las preguntas deben ser pocas, concisas y fáciles de responder. Para aquellos casos en los que la respuesta no sea positiva, es aconsejable dejar un cuadro para que el usuario tenga la posibilidad de expresar su opinión.

Feedback de los patrocinadores

Además de hacer un seguimiento a los asistentes, conociendo qué opinan sobre el evento, es fundamental medir también a los patrocinadores. Es decir, tener claro de qué forma se han beneficiado participando en el mismo. De este modo podremos intuir si volverán o no a trabajar con nosotros en futuros eventos.

No hay que olvidar que los sponsors son  los que patrocinan y financian. De ahí que su impresión deba ser positiva para conseguir establecer relaciones a largo plazo.

Incorporación de una aplicación

Si hemos creado una aplicación para nuestro evento o, simplemente, estamos utilizando una que nos ayude con la gestión y ejecución del mismo, la métrica del éxito será mucho más sencilla.  Ten en cuenta que, con un servicio de este tipo, los usuarios pueden personalizar y trabajar en la red. Además, es posible incluir el horario y programa del evento, enviar comentarios, incluir la tienda, etc.

En el caso de haber utilizado una aplicación móvil, dispondrás de gran información acerca de la actividad de los asistentes, que deberá ser analizada cuanto antes.

Herramientas para medir el éxito de un evento

e-encuesta

Si lo que queremos es crear una encuesta para, como hemos dicho, conocer la opinión de los asistentes a nuestro evento, desde MarTech Forum recomendamos e-encuesta. Se trata de una plataforma que te permite crear tu propia encuesta por Internet, sin necesidad de instalaciones ni descargas.

Podrás diseñarlas de manera personalizada, utilizando plantillas o creándolas tú mismo desde cero. Desde encuestas para amigos y familiares, hasta encuestas de mercado, pasando por encuestas para universidades o de satisfacción del cliente. Una vez diseñada, podrás enviar invitaciones por email para responderlas.

EventBrite

Eventbrite te permite planificar cualquier evento, hacerle un seguimiento y promocionarlo. Todo en uno. Entre sus funcionalidades destacan:

• Personaliza la página de tu evento. Además ofrece múltiples tipos de entradas, códigos descuento, promociones comerciales y mucho más.
• Permite a tus asistentes pagar por Internet. Registra los pagos y gestiona los reembolsos en un mismo lugar.
• Difunde el evento: te da la opción de elegir entre una variedad de herramientas promocionales. Desde widgets a enlaces personalizados, invitaciones, redes sociales, etc.
• Te da la opción de gestionar las entradas el día del evento desde el teléfono móvil.

Una buena solución para conocer cuántas entradas se han vendido, controlar la asistencia, etc.

SCHED

Por último, os hablamos de SCHED, un software con el que organizar todo tipo de eventos y que nos permitirá monitorizar nuestra actividad en redes sociales, ya que es integrable con Facebook, Twitter y LinkedIn.

Además, esta herramienta permite a sus usuarios crear una aplicación móvil para el evento a un coste muy reducido.

Y tú, ¿qué métricas tienes en cuenta para medir el éxito de un evento? Si te ha parecido interesante, ¡suscríbete a la Newsletter de MarTech Forum! ¡Te esperamos!