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¿Para qué sirve el software de Gestión Documental?

Publicado el 4 agosto de 2015 por MarTech Forum

El software de gestión documental es el encargado de manejar, gestionar, conservar, publicar y trabajar sobre todo tipo de documentos electrónicos, ya sea este su formato original o escaneados. Se trata de un software básico para todas las empresas, independientemente de su tamaño, ya que todas manejan, hoy en día, documentación digital en todos los ámbitos de su negocio.

Para la óptima gestión de la documentación, programas como Docuware o Git Doc son capaces de incorporar multitud de formatos. Desde los digitales, como pueden ser los ofimáticos, los de CAD, de imagen, PDF, HTML. o correos electrónicos; hasta los que inicialmente se encontraban en soporte papel. En este sentido, mediante técnicas de escaneado compatibles con cualquier escáner del mercado, son capaces de tratar la imagen con la máxima calidad para, posteriormente, comprimirla en formatos como TIF, JPG o GIF, entre otros.

A su vez, cada documento es indexado a la información correspondiente a su contenido y se dispone también de herramientas capaces de reconocer el texto a partir de una imagen y crear zonas dentro de los formularios de captura y definir reglas de validación y corrección de vídeo.

Del mismo modo, permiten la lectura de información codificada mediante código de barras, con el uso de dispositivos ópticos capaces también de leer marcas y capturar documentos estructurados.

Por supuesto, el software de gestión documental favorece diferentes tipos de búsquedas, como por información estructurada, texto libre o la combinación de ambas. De forma descentralizada, desde diferentes servidores.

Una vez localizado el documento, durante la consulta, permite editar: anotar textos, tachar o remarcar zonas, así como rotar, imprimir o enviarlo por e-mail.

En definitiva, se trata de un software que proporciona enormes ventajas, como la eliminación de pérdida de tiempo en búsquedas, reducción del tiempo dedicado a la clasificación de documentos y la entrada manual de metadatos y, por supuesto, un enorme ahorro económico.

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