El software de gestión de proveedores es la herramienta mediante la cual empresas y organizaciones controlan todo lo relacionado con las compras y suministros necesarios para desarrollar su actividad adecuadamente.

Debido a la gran oferta existente y una cada vez mayor competencia entre los distintos agentes suministradores, un software de gestión de proveedores es necesario para el control, no solo de costes de aprovisionamiento y posible optimización de los mismos, sino para evaluar otros aspectos que van más allá del mero gasto monetario en suministros. Hoy día, la gestión correcta de proveedores abarca muchas vertientes más allá de la monetaria.

Un buen software de gestión de proveedores tiene que permitir almacenar toda la información crítica sobre esos aspectos y permitir buscar y cotejar la que sea necesaria en cualquier momento, para la correcta toma de decisiones. Además de la vertiente puramente económica, la información para la toma de decisiones estratégicas que debe mantener un software de gestión de proveedores abarca:

– Perfiles actualizados de proveedores.
– Valorar y controlar el desempeño de dichos proveedores, en cuanto a calidad y provisión del suministro en el tiempo y forma adecuados.
– Posibles riesgos relacionados con proveedores, en cuanto a encarecimiento de costes, calidad del suministro y entregas a tiempo, sobre todo en cadenas de producción de empresas que requieren fabricación.
– Identificar fácilmente nuevos proveedores y oportunidades, con el fin de una posible reducción de costes y mejora del proceso productivo.
– Mantener unos datos estandarizados de todo lo anterior y hacerlos accesibles para todos los responsables de la cadena de suministro, desde los financieros hasta los encargados de la producción.

Especialmente en tiempos de crisis económica, donde se hace necesaria una constante optimización de costes y la renegociación habitual de los términos con proveedores, un software de gestión resulta imprescindible, teniendo que abarcar todos los aspectos anteriores, sobre todo en organizaciones de mayor tamaño.