Un software de gestión de bases de datos permite almacenar los datos que precisa una empresa u organización para la realización de su actividad. Esta información queda organizada según la estructura más adecuada para los fines de la empresa.

El espectro de datos que se pueden almacenar es enormemente amplio: desde información sobre los propios trabajadores, hasta contactos comerciales, pasando por el catálogo de productos, proveedores, conocimiento de la empresa, etcétera.

El valor de las bases de datos no está solo en el almacenaje de los mismos, sino, sobre todo, en la capacidad para poder buscar y encontrar lo que se precisa en el momento, de una manera rápida y óptima. La acumulación de datos sin la capacidad de encontrar lo que se necesita, cuando se necesita, no sirve de nada.

Un buen software de gestión bases datos permite componer la estructura de base de datos deseada por la empresa, adaptándose a sus necesidades. Además de eso ha de proporcionar una manera fácil y rápida de introducir dichos datos por parte de los usuarios.

La tenencia y gestión de bases de datos puede ser local o bien dicha base de datos puede estar almacenada en la nube, permitiendo su acceso y trabajo desde cualquier lugar con conexión a Internet. Igualmente, a este tipo de soluciones, cuando se trata de organizaciones más grandes, se les exige hoy un acceso multiusuario y la capacidad de acceder sólo a determinada información según sea el tipo de usuario.

Por último, a continuación se proporcionan únicamente algunos ejemplos, ya que el abanico de opciones es inmenso. Aún se pueden encontrar soluciones veteranas que empezaron cubriendo las necesidades de pequeños usuarios, como Access o Filemaker PRO, que hoy día se ha extendido hasta ofrecer su software en modos cliente-servidor. Del mismo modo, surgen constantemente otras nuevas, como Amazon SimpleDB, que permite usar su enorme infraestructura de servidores.