Si has tenido que lidiar integrando distintas plataformas es muy probable que hayas oído hablar de automatización con Zapier. Hoy por hoy se trata de una herramienta indispensable si quieres conectar datos entre distintas soluciones.

Se describe como «el pegamento que conecta miles de aplicaciones web«. En resumidas cuentas permite automatizar el flujo de datos vinculando aplicaciones y servicios de productividad. Su web acoge ya más de 30 millones de usuarios al año.

Zapier permite conectar por ejemplo tu Mailchimp con una hoja de Google Sheet, o automatizar el envío de notificaciones por email dependiendo de una serie de acciones generadas en cualquier otra plataforma (redes sociales, CRM, CMS, etc.), entre otras miles de cosas.

Estos flujos de trabajo se pueden configurar fácilmente mediante un sistema de detección de un evento (trigger) y la acción correspondiente (action), y de base no requieren de conocimientos de programación.

Cómo funciona Zapier

La interfaz de la plataforma permite crear los denominados Zaps, que constan del trigger y una o más acciones. El trigger se dispara cuando se produce un evento determinado, en una de las ya más de 3.000 aplicaciones y servicios disponibles.

A esto le seguirá definir una acción asociada (en otra plataforma o la misma si lo deseas). De este modo se genera un proceso del tipo “si detectas esto, entonces haz esto”. Y a esta acción pueden seguirle otras. Se puede así generar un flujo de trabajo para simplificar y automatizar procesos.

Podrás activar Zaps para crear eventos en un calendario de Google en función de un email que recibas en Outlook, o crear una lista de tareas en Todoist según una nueva tarjeta creada en Trello o en Planner, integrar Hubspot, etc.

Cada acción que ejecuta Zapier es una tarea, de modo que un Zap con seis elementos (un trigger y cinco acciones), realizará en principio cinco tareas (hay algunas excepciones).

Zapier solo requiere que vayas paso a paso definiendo las plataformas a interconectar (autorizando en cada caso su uso) estableciendo:

  • Evento que deseas detectar (por ejemplo un nuevo contacto en Sendinblue)
  • Tipo de acción a ejecutar (supongamos guardar en nuestro CRM Salesforce y luego notificar a un comercial añadiendo una tarea y enviando un email).

En cada paso deberás completar la información necesaria, ejecutando tests para comprobar que se detectan bien los datos.

Primeros pasos para automatizar con Zapier

Crear un Zap no es difícil y en la mayoría de casos basta con ir seleccionando menús desplegables.

Pero también es lo suficientemente versátil y permite dar forma a Zaps extremadamente completos, con muchos pasos asociados, filtros, ramificaciones condicionales, controles de errores, análisis de contenido mediante expresiones regulares, etc.

Para comenzar a utilizar Zapier basta registrarse en su plataforma. Ofrece distintas modalidades de pago basadas en el número de tareas mensuales. De ahí lo importante de entender el mencionado modo de consumo de tareas en los Zaps.

Puedes empezar con el modo gratuito que permite crear hasta 5 Zaps simples (un trigger y una acción) con un límite de 100 tareas mensuales.

Los modos de pago dan la posibilidad de configurar Zaps con varias acciones, y se amplía el número de Zaps a crear, así como las tareas al mes. Podrás ir aumentando o reduciendo el plan mes a mes y su cuota según tus necesidades.

La interfaz es muy intuitiva y ofrece un panel de control desde donde gestionar tus Zaps, crear nuevos y trabajar con plantillas. Aquí facilita miles de plantillas dependiendo de las aplicaciones que quieras interconectar, ya listas para que simplemente las configures para tus propósitos.

Y si quieres empezar de cero, simplemente pulsa el botón “Make a Zap”. Se ejecutará el asistente para preparar la secuencia desde cero.

En cada paso del proceso podrás ir comprobando cómo se cargan los datos, y al finalizar solo tendrás que activar el Zap.

Alternativas a Zapier

Existen herramientas con funcionalidades parecidas a Zapier. Si buscas algo muy concreto y no lo encuentras aquí, quizás puedas hallarlo en otra plataforma, aunque es probable que si esta última lo tiene es porque ya lo ofrece Zapier:

  • Microsoft Automate: Una de las más potentes por convivir dentro del ecosistema Microsoft. Así tendrás a tu alcance las Power Apps, Sharepoint, Planner, Microsoft Dataverse… Desde nuestro punto de vista, la alternativa más interesante porque Zapier limita el uso de soluciones Microsoft a Excel, Outlook, Office 365, Dynamics 365 CRM, Exchange, To-Do y Teams. Desde Automate las posibilidades de interconexión se multiplican exponencialmente a las soluciones de Microsoft. Pero no es tan intuitivo como Zapier.
  • Integromat: Una solución muy en la línea de Zapier.
  • IFFTT: Se ha ido reinventando con el tiempo y actualmente está más pensada para la integración con IoT.
  • LeadsBridge: 370 integraciones con un interesante foco en Redes Sociales.
  • Automate.io: Aquí los Zaps son bots y su creación es bastante intuitiva (dispone de un plan free)

Estos son solo algunos ejemplos de los muchos que podrás encontrar a poco que hagas una búsqueda en Google.

Modalidades de pago

Las modalidades de pago de Zapier aportan ventajas que pueden resultar críticas. Entre otras cosas dan acceso a aplicaciones Premium (entre las que se encuentran GotoWebinar, Salesforce, Zendesk, Paypal, Pinterest o Shopify) o permiten ejecutar Zaps de forma instantánea (en la versión gratuita algunos procesos pueden llevar hasta 15 minutos).

Estas son las modalidades disponibles actualmente:

  • Free (gratuito): límite de 5 Zaps simples (un trigger y una acción) y 100 tareas al mes.
  • Starter (desde 19,99 dólares/mes): límite de 20 Zaps y 750 tareas al mes. Se pueden crear Zaps de varios pasos y hasta tres aplicaciones Premium.
  • Professional (desde 49 dólares/mes): Zaps ilimitados, 2.000 tareas al mes, pero puede mejorarse para tener más tareas al mes.
  • Team (desde 299 dólares/mes): Zaps ilimitados y 50.000 tareas al mes, pero se puede mejorar. Incluye espacios de trabajo para la colaboración en equipo.
  • Company (desde 599 dólares/mes): 100.000 tareas al mes pero puede ampliarse hasta 2 millones. Incluye funciones administrativas avanzadas para empresas, servicios de formación en directo…

Nuestra experiencia

El stack de aplicaciones que emplean las organizaciones es cada vez más amplio y hace necesario un trasvase de información constante para dar valor a sus procesos empresariales. Zapier es sin duda un gran aliado si deseas automatizar procesos e integrar plataformas por lo que tiene muchos pros, pero también algún contra que hemos descubierto con su uso.

Integraciones

La amplia gama de apps soportadas la convierten en una herramienta imprescindible. Desde Redes Sociales a herramientas de Email marketing, pasando por plataformas de publicidad, CRM, entornos colaborativos… Las posibilidades son abrumadoras.

Modalidad de pago ágil… casi siempre

Otra ventaja es la facilidad de cambiar de modalidad de pago si detectas que necesitas más tareas al mes, o menos (elevando o reduciendo la cuota). Un proceso que es inmediato y permite adaptarse de forma ágil… siempre que estés sujeto al pago mes a mes.

Y es que, aunque el pago anual resulta más interesante en lo tocante a lo económico, no brinda esa flexibilidad. Sí que podrás mejorar el plan en cualquier momento. Pero reducir la cuota ya no será posible hasta que concluya el año contratado.

Comunidad y soporte

Dispone de un portal con documentación y una comunidad activa en donde hallarás gran cantidad de consultas y respuestas. Resultará de mucha ayuda a la hora de resolver dudas o incluso dejar peticiones para que se tengan en cuenta en futuras mejoras de la plataforma.

El soporte por email también es rápido y dispuesto a estudiar cada caso. Aquí deberás detallar al máximo el problema (en inglés), para ser orientado sobre posibles soluciones.

Triggers y acciones disponibles

Aunque tendrás miles de triggers y acciones para automatizar con Zapier, hay casos en los que no encontrarás exactamente lo que se necesites. Cada vez hay más, pero puede que te tengas una necesidad específica que no esté contemplada como desencadenadora de una acción, o que la acción que quieras llevar a cabo no aparezca listada para tal o cual plataforma. Aquí deberás ceñirte a las que despliegue el listado en cada caso.

Ten en cuenta que la disponibilidad de triggers y acciones depende de que la app involucrada la haya desarrollado para Zapier (para eso existe el portal de desarrollo Zapier platform, abierto a cualquier usuario). Y si el desarrollador solo ha habilitado dos triggers y tres acciones, son los que tendrás a tu alcance. Una forma de mejorar algo esta limitación puede pasar por utilizar los Zaps de tipo Webhooks (permiten mover datos entre plataformas haciendo llamadas a URLs) aunque su uso requiere de algo más de conocimientos sobre métodos GET, POST, JSON, llamadas a APIs, etc.

Caso real: Cuando no se puede no se puede, y además es imposible

Para muestra un botón. Queríamos publicar posts en WordPress partiendo de los datos introducidos en un formulario de Microsoft Form (podría haber sido un Google Form también). Este formulario recogería el título, la descripción, el slug, categoría, etc, todo muy automatizado, y por Zapier se llamaría a la acción de WordPress para crear el post.

Zapier ofrece la acción como tal y funciona perfectamente… siempre y cuando no haya Custom fields de WordPress involucrados, cosa que nuestro proyecto requería. Descubrimos que era imposible publicar dicho post en WordPress usando Zapier.

Microsoft Automate nos ofreció una aproximación más avanzada (también más compleja de implementar, mediante Rest API), aunque de igual modo llegó a un punto que fue imposible de sortear.

Por lo tanto tuvimos que rendirnos a la evidencia y desechar esta automatización que ni Zapier ni Microsoft Automate lograron llevar a buen puerto. Hay veces que hay que saber reconocer una derrota 😉

Ahora bien, si no requieres interactuar con Custom fields en WordPress, ¡Zapier puede ser una maravilla para automatizar la publicación de posts!

Gestión de grandes volúmenes de datos

También reseñar que para grandes volúmenes de datos recogidos hay que tener en cuenta las posibles limitaciones de la plataforma sujeta a una acción. Supongamos que recoges miles de peticiones en pocas horas a través de un formulario y deseas almacenarlas secuencialmente en un Excel. El disparo de acciones muy cercanas en el tiempo puede tornarse un problema en la propia hoja de cálculo (no tanto por Zapier, aunque quizás podría hacer más). Y puedes llegar a perder datos por el camino si el destino no es capaz de adecuarse a esa alta velocidad.

Pero en definitiva Zapier es una potente herramienta que ahorrará cientos de horas de trabajo. Cuando empieces a utilizarla te preguntarás cómo podías vivir antes sin ella.