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Eventos

Cómo organizar y planificar eventos corporativos

Publicado el 14-7-2017 por MarTech FORUM
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En la actualidad, la organización de eventos corporativos ofrece multitud de ventajas a las empresas, ya que son grandes herramientas de comunicación interna y externa. Marcar la diferencia dentro de los sectores más competitivos es fundamental y este tipo de eventos se han convertido en un gran aliado para conseguirlo.

De hecho, la facturación en España es superior a los 5.000 millones de euros, una cantidad que coloca a los eventos en un sector económico muy potente para nuestro país. Además, los presupuestos de las empresas para la organización de estos actos crecerán un 5,6% este año, según el último estudio del Grupo Eventoplus. No es de extrañar, por tanto, el interés de los usuarios por conocer cómo se planifican este tipo de encuentros.

Antes de conocer las ventajas que ofrecen a las empresas, debemos aclarar que para que un evento corporativo sea un éxito, hay que tener claro quién es nuestro público objetivo; es decir, si va enfocado a los clientes o a los empleados. Una vez tenemos claro este aspecto, definiremos si se trata de un evento externo y promocional o un evento interno y motivacional.

Ventajas de organizar eventos corporativos

Con el objetivo de hacer llegar un mensaje de forma directa y captar la atención de los usuarios, cada vez más compañías apuestan por organizar y planificar actos de este tipo. Además, como ya hemos dicho,  los eventos corporativos ofrecen multitud de ventajas a las compañías. Entre ellas, destacamos las siguientes:

  • Posibilitan y potencian las relaciones face to face.
  • Mejoran  el ambiente laboral.
  • Potencian los negocios y las ventas.
  • Mejoran la imagen de la empresa, tanto externa como interna.

Sin embargo, organizar eventos corporativos no es tarea fácil. Antes de ejecutar ninguna acción es importante tener claros estos pasos:

  • En primer lugar, hay que definir objetivos. Al igual que en cualquier otra estrategia de marketing, los eventos no pueden ser exitosos si no hay una meta clara; es decir, debemos saber por qué queremos organizarlos y cómo queremos ejecutarlos.
  • En segundo lugar, hay que establecer un presupuesto. Ceñirse al presupuesto es una auténtica necesidad. Para administrar bien los gastos es clave tener en cuenta todos los factores.  De hecho, utilizar algún software específico o recurrir a asesoramiento externo puede librarnos de algunos contratiempos.
  • Por otro lado, utilizar tecnología. Ofrecer un valor añadido y convertirse en un evento de referencia va de la mano con la implementación de nuevas tecnologías: realidad virtual y realidad aumentada, video mapping, iluminación LED, aplicaciones para móviles y tablets, redes sociales, etc.
  • También es importante mantener el flujo de comunicación. Alargar al máximo la relación con los asistentes y ofrecer un contacto más cercano antes, durante y después de la celebración del evento es fundamental. Hoy en día esto es posible gracias a las redes sociales.
  • Por último, no hay que olvidar medir el éxito de un eventode manera que podamos corregir errores.

Eventos corporativos: diferentes formatos

Los eventos, según el estudio mencionado anteriormente, cambian de forma y nacen nuevas modalidades que se alejan del formato tradicional de escuchar sentados a un ponente. Ahora, las empresas apuestan por hackatons, campfires, coworking o sesiones en nuevos escenarios.

Con estos nuevos protagonistas las empresas buscan mejorar el atractivo de estos eventos y aportar mayor personalidad a cada reunión. De ahí que el 64% de las empresas ya utilicen nuevas modalidades y el 46% nuevos escenarios.

Dependiendo de nuestros objetivos, optaremos por un formato u otro:

  • Congresos y conferencias
  • Road Shows
  • Green meetings
  • Jornadas de puertas abiertas
  • Ruedas de prensa
  • Presentaciones de producto

Sabemos que la organización de eventos corporativos o de cualquier otro tipo no es nada fácil. Por eso, desde MarTech FORUM te recomendamos pedir ayuda a profesionales del sector que garanticen el éxito de los mismos.

eventos llave en mano

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